Februar 2026
Die Frage, ob Sie als Geschäftsführer, Inhaber oder in einer anderen leitenden Funktion selbst die Rolle des Datenschutzbeauftragten übernehmen können, stellen sich viele Unternehmer. Die kurze Antwort lautet: In den meisten Fällen nein. Die lange Antwort ist komplexer und hängt von Ihrer Position im Unternehmen, Ihren Aufgaben und Ihrer Qualifikation ab.
Die gesetzliche Grundlage: Interessenkonflikte sind verboten
Der Datenschutzbeauftragte wird auf der Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und insbesondere des Fachwissens benannt, das er auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzt, sowie auf der Grundlage seiner Fähigkeit zur Erfüllung der in Artikel 39 genannten Aufgaben.
Das ist die erste Hürde: Sie brauchen nachweisbare Fachkunde. Aber selbst wenn Sie über diese verfügen, gibt es eine zweite, oft entscheidende Hürde: Der Datenschutzbeauftragte kann andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen, aber derartige Aufgaben und Pflichten dürfen nicht zu einem Interessenkonflikt führen.
Was bedeutet Interessenkonflikt konkret?
Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn die Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter mit anderen Funktionen kollidiert, die Sie im Unternehmen ausüben. Ein Interessenkonflikt besteht insbesondere dann, wenn der Datenschutzbeauftragte zugleich Mitglied der Geschäftsleitung ist oder Entscheidungen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten trifft.
Die Logik dahinter ist einfach: Als Datenschutzbeauftragter sollen Sie die Geschäftsführung beraten und kontrollieren. Wenn Sie selbst die Geschäftsführung sind, können Sie sich nicht objektiv selbst überwachen.
Typische Positionen mit Interessenkonflikt:
Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder, Prokuristen, IT-Leiter (wenn sie über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden), Personalleiter (da sie über Mitarbeiterdaten entscheiden), Marketingleiter (da sie Marketingmaßnahmen mit Personenbezug steuern).
Auch in kleineren Unternehmen, wo der Inhaber alle wesentlichen Entscheidungen trifft, liegt ein struktureller Interessenkonflikt vor.
Bußgelder für ungeeignete Datenschutzbeauftragte: Die Aufsichtsbehörden werden konsequenter
Die Aufsichtsbehörden nehmen die Anforderungen an Datenschutzbeauftragte zunehmend ernst. Die Bestellung eines unqualifizierten oder in einen Interessenkonflikt verstrickten Datenschutzbeauftragten kann als fehlende Bestellung gewertet werden und zu Bußgeldern führen. Einige Beispiele:
Was ein Datenschutzbeauftragter mitbringen muss
Auch ohne Interessenkonflikt muss ein Datenschutzbeauftragter nachweisen können, dass er über die erforderliche Fachkunde verfügt. Die erforderliche Fachkunde ergibt sich aus den im Unternehmen durchgeführten Verarbeitungsvorgängen und dem erforderlichen Schutz für die personenbezogenen Daten. Je komplexer die Datenverarbeitungen sind, desto höher sind die Anforderungen an die Fachkunde.
Was gehört zur Fachkunde?
Fachkunde umfasst vertiefte Kenntnisse im Datenschutzrecht (DSGVO, BDSG, bereichsspezifische Regelungen), praktische Erfahrung in der Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen, technisches Verständnis für IT-Systeme und Datenverarbeitungsprozesse, Kenntnisse über Risikobewertung und Datenschutz-Folgenabschätzungen sowie Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen.
Die Aufsichtsbehörden erwarten, dass Unternehmen die Qualifikation ihres Datenschutzbeauftragten dokumentieren können. Dazu gehören Schulungszertifikate, Fortbildungsnachweise oder im Fall externer Datenschutzbeauftragter entsprechende Qualifikationsnachweise des Dienstleisters.
Eine einfache Selbsteinschätzung "Ich habe mich eingelesen" reicht nicht aus. Der Datenschutzbeauftragte muss seine Fachkunde durch entsprechende Zertifikate und nachweisbare Qualifikationen belegen können.
Interne Datenschutzbeauftragte: Anforderungen und Herausforderungen
Wenn Sie einen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten bestellen möchten, müssen Sie mehrere Anforderungen beachten:
Qualifikation aufbauen: Die Erstausbildung und Zertifizierung als Datenschutzbeauftragter kostet in der Regel zwischen EUR 3.000 und 5.000. Die jährlichen Fortbildungskosten betragen durchschnittlich EUR 1.500. Datenschutzrecht entwickelt sich ständig weiter. Regelmäßige Fortbildungen sind Pflicht.
Unabhängigkeit gewährleisten: Der Datenschutzbeauftragte darf bei der Erfüllung seiner Aufgaben keine Anweisungen bezüglich der Ausübung dieser Aufgaben erhalten. Er darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht abberufen oder benachteiligt werden.
Ein interner Datenschutzbeauftragter genießt einen besonderen Kündigungsschutz, ähnlich wie ein Betriebsratsmitglied. Die Abberufung eines internen Datenschutzbeauftragten ist nur aus wichtigem Grund möglich.
Externe Datenschutzbeauftragte: Eine weitere Option
Neben der internen Bestellung besteht die Möglichkeit, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Diese Variante bringt eigene Charakteristika mit sich:
Fachkunde und Qualifikation: Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt Fachkenntnisse von Beginn an mit. Unternehmen sparen dadurch die Kosten und Zeit für Aus- und Fortbildung eines internen Mitarbeiters.
Strukturelle Unabhängigkeit: Ein externer Dienstleister ist strukturell unabhängig. Er trifft keine Entscheidungen über die Datenverarbeitungen im Unternehmen und kann daher objektiv beraten und kontrollieren.
Vertragliche Gestaltung: Die Zusammenarbeit erfolgt zu klar definierten Konditionen, was die Kosten gut kalkulierbar macht. Der Vertrag kann mit angemessener Frist beendet werden, ohne arbeitsrechtliche Komplikationen. Allerdings fehlt einem externen DSB möglicherweise die tiefe Kenntnis der internen Unternehmensabläufe, die ein langjähriger Mitarbeiter mitbringt.
Erfahrungswerte: Externe Datenschutzbeauftragte arbeiten mit verschiedenen Unternehmen und Branchen zusammen. Sie bringen Best Practices und Erfahrungswerte aus unterschiedlichen Kontexten mit. Dies kann besonders für kleinere Unternehmen wertvoll sein, die nicht über eigene Datenschutz-Expertise verfügen. Allerdings sollte auch bei der Vertragsgestaltung mit externen Datenschutzbeauftragten beachtet werden, dass diese ausreichend (zeitliches) Budget haben müssen, um ihrer Aufgabe ordnungsgemäß nachkommen zu können. Wer nur auf den Preis schaut, erhält maximal auf dem Papier eine Lösung, aber keine echte Unterstützung.
Praktische Empfehlung: So treffen Sie die richtige Entscheidung
Schritt 1: Prüfen Sie ehrlich, ob Sie als Geschäftsführer oder Inhaber über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden. Falls ja: Sie können nicht selbst Datenschutzbeauftragter sein.
Schritt 2: Wenn Sie einen Mitarbeiter bestellen möchten, prüfen Sie dessen Position und Aufgaben. Entscheidet er über Datenverarbeitungen? Dann liegt ein Interessenkonflikt vor.
Schritt 3: Bewerten Sie realistisch die erforderliche Qualifikation und rechnen Sie die Gesamtkosten durch. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die direkten Kosten (Schulungen, Fortbildungen) als auch die Arbeitszeit, die für die Datenschutz-Tätigkeit benötigt wird.
Schritt 4: Wägen Sie ab, welche Lösung für Ihre spezifische Unternehmenssituation am besten passt. Beide Varianten haben ihre Berechtigung und können je nach Unternehmensgröße, Komplexität der Datenverarbeitungen und verfügbaren Ressourcen die richtige Wahl sein.
Warum die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen entscheidend ist
Die Bestellung eines ungeeigneten oder in einen Interessenkonflikt verstrickten Datenschutzbeauftragten kann teuer werden. Ein unwirksam bestellter Datenschutzbeauftragter bedeutet rechtlich: Sie haben keinen Datenschutzbeauftragten. Das kann Bußgelder nach sich ziehen und Ihr gesamtes Datenschutzkonzept in Frage stellen.
Gleichzeitig ist ein kompetenter, unabhängiger Datenschutzbeauftragter ein echter Gewinn für Ihr Unternehmen. Er hilft Ihnen, Risiken zu minimieren, Prozesse zu optimieren und das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken.
Sie möchten klären, ob Sie selbst Datenschutzbeauftragter sein können oder welche Lösung für Ihr Unternehmen die richtige ist?
MAINLY unterstützt mittelständische Unternehmen und Startups mit pragmatischen Lösungen im Datenschutzrecht: Von der Analyse möglicher Interessenkonflikte über die Bewertung und Schulung interner Kandidaten, der Übernahme dieser Rolle oder der ergänzenden, tiefergehenden Beratung und Erstellung von Datenschutzerklärungen, Richtlinien, und Verträgen.
