Was versteht man unter Compliance im Datenschutz?
Februar 2026
Datenschutz-Compliance bezieht sich auf die Einhaltung der in der Datenschutz-Grundverordnung festgelegten Bestimmungen. Aber was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen? Compliance im Datenschutz meint die systematische und nachweisbare Umsetzung aller gesetzlichen Datenschutzanforderungen, insbesondere der DSGVO. Es geht darum, nicht nur formell die richtigen Dokumente zu haben, sondern Datenschutz als kontinuierlichen Prozess in Ihrem Unternehmen zu verankern.
Der Datenschutz ist ein Compliance-Thema. Compliance beschreibt allgemein die Einhaltung jeglicher Richtlinien und Gesetze in einem Unternehmen. Datenschutz-Compliance fokussiert sich speziell auf den Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung der DSGVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Warum Datenschutz-Compliance für Ihr Unternehmen entscheidend ist
Die Einhaltung der DSGVO ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern ein entscheidendes Element zur Schaffung von Vertrauen und zur Gewährleistung von Transparenz in Geschäftspraktiken. Unternehmen, die ihre Datenschutz-Compliance ernst nehmen, profitieren mehrfach: Sie vermeiden empfindliche Bußgelder, stärken das Vertrauen ihrer Kunden und Geschäftspartner und positionieren sich als verlässliche Partner in einem zunehmend sensiblen Marktumfeld.
Compliance geht über das Vermeiden von Geldbußen hinaus: Sie fördert die Kundenbindung, da Ihre Kunden wissen, dass ihre Daten sicher sind. Die Nichteinhaltung birgt hingegen hohe Risiken, wie rechtliche Strafen und Rufschädigung, die das Vertrauen unwiderruflich zerstören können.
Die Kernelemente der Datenschutz-Compliance: Was Sie umsetzen müssen
Datenschutz-Compliance ist kein einzelnes Dokument, sondern ein System ineinandergreifender Maßnahmen. Zu den zentralen Pflichten gehören:
Das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO: Jeder Verantwortliche und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen. Dieses Verzeichnis enthält sämtliche folgenden Angaben: den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten, die Zwecke der Verarbeitung, eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, sowie wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien und eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Das Verarbeitungsverzeichnis ist Ihr zentrales Werkzeug, um den Überblick über alle Datenverarbeitungen in Ihrem Unternehmen zu behalten. Es muss schriftlich geführt werden, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann, und ist der Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO: Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen treffen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
TOMs umfassen sowohl technische Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung, Passwortschutz, Firewalls und Zugriffskontrollen als auch organisatorische Maßnahmen wie Mitarbeiterschulungen, Datenschutzrichtlinien und Verpflichtungserklärungen. Diese Maßnahmen schließen gegebenenfalls unter anderem Folgendes ein: die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten, die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen, die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen sowie ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Der Datenschutzbeauftragte: Ab der Anzahl von zwanzig Mitarbeitern, die im Betrieb ständig und automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten, ist verpflichtend ein Datenschutzbeauftragter zu benennen. Auch bei weniger Mitarbeitern besteht eine Benennungspflicht, wenn Ihre Kerntätigkeit in der systematischen Überwachung von Personen besteht oder Sie besonders sensible Daten wie Gesundheitsdaten verarbeiten.
Der Datenschutzbeauftragte übernimmt dabei wichtige Aufgaben: Beratung bei datenschutzrechtlichen Fragen, Überwachung und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie der unternehmenseigenen Datenschutzbestimmungen und Schulung von Mitarbeitern, Kommunikation mit der Datenschutzaufsichtsbehörde sowie die Funktion als Ansprechpartner für betroffene Personen und Mitarbeiter.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Für alle Verarbeitungsvorgänge, die sich erheblich auf die Rechte und Freiheiten von Einzelpersonen auswirken könnten, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung obligatorisch. Sie bewertet die Risiken, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, und beschreibt Maßnahmen, um diese Risiken zu mindern.
Compliance als kontinuierlicher Prozess: Mehr als nur Dokumentation
Die DSGVO kann kein statisches Dokument sein, sondern ist ein kontinuierlicher Prozess der Einhaltung und Überwachung des Datenschutzes. Unternehmen sollten regelmäßig ihre Datenschutzmaßnahmen überprüfen und Mitarbeiter schulen.
Zu einer funktionierenden Datenschutz-Compliance gehört:
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Als allgemeine Faustregel gilt es, die Compliance monatlich zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Eine jährliche Überprüfung reicht nicht mehr aus, um sicherzustellen, dass Sie auf dem aktuellen Stand sind und alle Regeln einhalten.
Mitarbeiterschulungen: Gut geschulte Mitarbeiter verstehen die Datenschutzrichtlinien und setzen diese im Alltag um. Durch Schulungen stellen Sie sicher, dass alle die Datenschutzstandards einhalten, Daten sicher verwalten und Maßnahmen zur Datensicherheit korrekt umsetzen.
Dokumentation und Nachweisbarkeit: Mithilfe eines Compliance-Management-Systems erhalten Sie eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation aller Compliance-Aktivitäten. Dies erleichtert interne und externe Audits sowie die Berichterstattung gegenüber Aufsichtsbehörden und Investoren.
Incident Response: Ein gut definierter Notfallplan ermöglicht es, Sicherheitsvorfälle schnell zu beheben, potenzielle Schäden zu mindern und das Engagement der Organisation für den Datenschutz zu stärken. Bei Datenpannen müssen Sie die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden informieren.
Datenschutz-Compliance als Wettbewerbsvorteil nutzen
Durch die Priorisierung der Compliance schützen Unternehmen nicht nur sich selbst, sondern fördern auch eine verantwortungsvolle und ethische Unternehmenskultur, die die Rechte der Betroffenen respektiert.
In einem Marktumfeld, in dem Datenschutzverstöße regelmäßig öffentlich werden und das Vertrauen nachhaltig schädigen, wird Compliance zum strategischen Erfolgsfaktor. Ihre Kunden, potenzielle Mitarbeiter und Geschäftspartner achten zunehmend darauf, wie Sie mit Daten umgehen. Eine nachweisbare Datenschutz-Compliance signalisiert Professionalität und Verlässlichkeit.
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